Welke documentatie heeft een AI-agent nodig om uw bedrijf te begrijpen?

Organiseer op basis van beslissingen

Een map met honderden bestanden garandeert geen bruikbare context. Begin met vragen die tijdens het werk opkomen: welke prijs moet worden gehanteerd, wat een status betekent of wie een uitzondering goedkeurt. Geef bij elk antwoord aan waar de belangrijkste bron ligt. Wanneer twee documenten elkaar tegenspreken, heeft de agent een regel nodig om te stoppen of te raadplegen.

Voeg voorbeelden toe met uw redenen

Een eerder besluit helpt meer als het de reden en voorwaarde behoudt die het geldig maakten. Een aan een klant toegekende uitzondering op de levering mag bijvoorbeeld geen algemene belofte worden. Door de reikwijdte te documenteren wordt voorkomen dat een bijzonder geval als permanent beleid wordt geïnterpreteerd.

Onderhoud toewijzen

Elk gebied moet weten welke documentatie het moet beoordelen en voor welke gebeurtenis een update nodig is. Een prijswijziging, een nieuw instrument of een aangepast beleid zijn specifieke triggers. Probeer vervolgens de vragen die door die verandering beïnvloed zijn; het bijwerken van een bestand bewijst niet dat de agent de juiste versie ophaalt.

Om het in de praktijk te brengen

• Identificeer de belangrijkste bronnen per onderwerp.
• Markeer geldigheid, eigenaar en reikwijdte.
• Bewaar de reden voor de uitzonderingen.
• Probeer herstel na het updaten.